Полный отчет
Самарский филиал STI-club
ПРОТОКОЛ
Собрание оргкомитета
г. Самара 15 января 2010г.
Присутствовали: WarLocK, Pif , Ксюха, Sphinx, СЦС ОП, biaxident. NPS, Tamerlan, VERONIKA, Agent Provocateur
Повестка дня.
1. Оргкомитет, функционал.
2. Клубные карты.
3. Кубок 2009 года. Результаты и выводы.
4. Детский дом и его поддержка.
5. Кубок 2010 года.
6. СубаФест Самара. Зима 2010.
7. Планирование мероприятий 2010 года.
8. Видеорепортажи и ролики на ТВ о Кубке 2010.
9. Создание единого архива фото/видео материалов.
10. Вопрос официальной регистрации клуба. Плюсы и минусы.
11. Полномочия, ответственность координаторов направлений и наказания клубней.
12. Альтернативные способы связи. SMS рассылка.
13. Клубные взносы. Общие вопросы.
14. Хранение клубных взносов во вкладе в банке.
15. Клубное кафе.
1. Оргкомитет, функционал.
Рассмотрены вопросы работы оргкомитета и результаты по 2009 году. Для улучшения структуры и функционала решено четко распределить обязанности. Для этого выделить ответственных координаторов по направлениям:
- Детский дом (ответственная - Yulia_TT)
- Кубок 2010 (на зимние этапы - ???)
- СубаФесты (ответственный - СЦС ОП)
- Глобальные клубные мероприятия (ответственные – Ксюха, Pif)
- Взносы, клубные карты, атрибутика (ответственный - WarLocK)
- Разнообразие этапов Кубка 2010 (ответственные – alex595)
- Связь с общественностью/другими клубами города (ответственные – biaxident, Виктор Валерьевич)
- Культурно массовые мероприятия (ответственные - VERONIKA, Agent Provocateur)
- Единый архив фото/видео материалов (ответственный - WarLocK)
2. Клубные карты.
Обсужден вопрос доступа на клубные мероприятия по клубным картам. Это описано в п.1 правил клуба/форума. Решено вопрос отложить на обсуждение летом 2010 года в связи с малым количеством владельцев клубных карт в Самарском филиале.
3. Кубок 2009 года. Результаты и выводы.
Обсуждена организация мероприятия и итоги Кубка в целом. Рассмотрен вопрос награждения по итогам кубка 2009 года, а не по зимнему и летнему этапу. Принято решение награждение не проводить, а огласить результаты на форуме в специализированной теме.
Общее мнение: Летние этапы кубка провалены. Следствием этого – задумка Кубка 2009 – тоже. Будут сделаны выводы для не повторения таких ошибок по Кубку 2010 года.
4. Детский дом и его поддержка.
Решено в Ави-Авто поставить ящик для пожертвований в дом ребенка «Малыш». Место установки: на выходе из СУБАРУ ЦЕНТР САМАРА, у поста охранника. Затраты по изготовлению списать из фонда клубных взносов.
5. Кубок 2010 года.
Обсуждение дат, регламентов, стартовых взносов. Проведение этапа с стартовым взносом в 500руб, и последующей передачей собранного в дом ребенка. Возможности проведения некоторых этапов не на озере и не в виде кольцевых. К примеру спринты.
Решено: От стартовых взносов отказаться, они необходимы только при необходимости чистки/прокладки трассы. Затраты по атрибутике для награждения по итогам возложить на фонд клубных взносов. Даты этапов определить на собрании 22-01-2010.
6. СубаФест Самара. Зима 2010.
Обсуждены варианты и планы проведения мероприятия.
7. Планирование мероприятий 2010 года.
Решено обозначить глобальные мероприятия:
Время проведения Наименование Описание
13-14 января Старый НГ Уже прошел.
14 февраля Масленица. Отмечание масленицы, торжественное
Февраль, март.
Уточнить. «28 феврамарта» совмещенный праздник 23 февраля и 8 марта
20-21 февраля SubaFest 2010. Зима Зимний Субафест.
Февраль, март.
Уточнить. Итоги зимних этапов Кубка 2010. Награждение по итогам зимних этапов.
Апрель Березовый сок В лес за соком, за витаминами.
Май
1 июня День ребенка Праздник в доме ребенка «Малыш»
Июнь Велопоход Выезд за волгу на велосипедах
Июль SubaFest 2010. Лето Летний Субафест.
21-22 августа ДР Самарского филиала 4 года как никак
Сентябрь Грибы Поездка за грибами
Октябрь ДР СубаруЦентрСамара Сплоченный коллектив и клуб. Вместе отпразднуем.
Ноябрь
Декабрь Клубный НГ Отмечание НГ, подведение итогов года 2010
Необходимо создать тему на форуме «Культурно-массовые мероприятия клуба», в которой написать план мероприятий 2010 года. В ней же необходимо вести обсуждения разнообразных вариантов дополнительных мероприятий.
8. Видеорепортажи и ролики на ТВ о Кубке 2010.
Обсуждены плюсы и минусы. Решено при озвучивании в роликах СМИ не упоминать о месте проведения мероприятий, дабы избежать негативных последствий.
9. Создание единого архива фото/видео материалов.
Принято решение о создание единого архива фото/видео материалов с клубных мероприятий. Необходимо из фонда клубных взносов приобрести внешний винчестер и обычный. На него постепенно скидывать все материалы. Желательно оригиналы. Всех фото/видео репортеров просьба передавать материалы для пополнения архива. Ответственный за ведение – WarLocK.
Создать тему с перечнем клубных мероприятий, ссылками на обсуждение и указанием фото/видео репортеров.
10. Вопрос официальной регистрации клуба. Плюсы и минусы.
Обсуждены плюсы и минусы. Возможности при официальной регистрации и ответственность при этом. Решено, что пока филиал к этому не готов. Отложить вопрос для рассмотрения летом 2010 года.
11. Полномочия, ответственность координаторов направлений и наказания клубней.
Ответственный координатор полностью курирует и отвечает за свое направление. В его праве организовывать все самостоятельно, либо с привлечением других клубней. При спорных моментах и невозможности привлечения самостоятельно клубней для помощи, координатор обращается в оргкомитет. Основной спрос идет с координатора.
Координатор разрабатывает предварительный план мероприятия, который обсуждается оргкомитетом и клубнями. После этого формируется итоговый план, по которому все организуется.
Привлеченные клубни, для помощи координаторам направлений, несут так же ответственность за выполнение поставленных для них задач. В случае невозможности самостоятельного выполнения помощниками вверенных им задач, он обязан найти себе замену. В любом случае – задача должна быть выполнена. При невыполнении задачи, вопрос рассматривается оргкомитетом и человек может быть наказан дисквалификацией на следующее глобальное клубное мероприятие. При трех отказах без уважительной причины (например есть время, но просто неохота), также предусмотрено наказание дисквалификацией на следующее глобальное клубное мероприятие.
12. Альтернативные способы связи. SMS рассылка.
Рассмотрен вопрос организации дополнительного средства связи. Обусловлено это не всегда возможностью клубнями оперативно получать информацию о мероприятиях (к примеру, нет Интернета, времени зайти на форум, а поучаствовать хочется).
Решено: Изучить возможность реализации SMS рассылки, оценить единовременные и постоянные затраты. Рассмотреть этот вопрос при появлении конкретных данных на одном из собраний. Ответственный - Sphinx.
13. Клубные взносы. Общие вопросы.
Обладание клубной картой является не только возможностью посещения закрытых клубных мероприятий, получения скидок в компаниях-партнерах клуба, заказов клубной формы, рамок и прочую символику Клуба, а определяет ответственность перед клубом и его членами. Общие правила клуба никто не отменял, процесс выдачи остается тем же.
14. Хранение клубных взносов во вкладе в банке.
Деньги должны работать. А то их инфляция все обесценит. Есть много нюансов. К примеру, вклады делаются на определенный срок, а если понадобятся деньги в его период? Вопрос прорабатывается и обдумывается.
15. Клубное кафе.
Проработка нового партнера клуба.